ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΑΝΑΦΟΡΩΝ Ν. 4990/22 της Η.Δ.Υ.Κ.Α.. Μ.Α.Ε.

 

Περιεχόμενα

 

1 Εισαγωγή

2 Ορισμοί

3 Πεδίο εφαρμογής – Αναφέροντες

4 Πεδίο εφαρμογής – Είδη Παραβιάσεων

5 Κανάλια Αναφορών

6 Κατευθύνσεις για την υποβολή Αναφορών

7 Αρμοδιότητες του Υπεύθυνου Παραλαβής Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.)

8 Αρμοδιότητες της Επιτροπής Διαχείρισης Αναφορών Ε.Δ.Α.

9 Διαδικασία Διαχείρισης Αναφορών.

10 Δικαιώματα Αναφέροντα και Αναφερόμενου.

11 Προστασία Αναφερόντων

12 Διερεύνηση Αναφοράς

13 Εμπιστευτικότητα Ανωνυμία

14 Προσωπικά Δεδομένα

15 Διορθωτικές ενέργειες και πειθαρχικές ενέργειες

16 Ενημέρωση και εκπαίδευση

 

 

 

1         Εισαγωγή

Η Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση Κοινωνικής Ασφάλισης Ανώνυμη Εταιρεία (Η.ΔΙ.Κ.Α. Α.Ε.) δραστηριοποιείται με γνώμονα τους κανόνες επαγγελματικής δεοντολογίας, ακεραιότητας, διαφάνειας και ηθικής. Παράλληλα δημιουργεί και πολιτικές προκειμένου να συμμορφωθεί με το ισχύον νομοθετικό και κανονιστικό πλαίσιο.

Με την παρούσα Πολιτική Αναφορών η Εταιρεία συμμορφώνεται με την Οδηγία (ΕΕ) 2019/1937, σχετικά με την προστασία των προσώπων που αναφέρουν παραβιάσεις του δικαίου της Ε.Ε., και τον Εθνικό Νόμο 4990/2022. Οι Πολιτικές Αναφορές αποσκοπούν στη δημιουργία ενός συστήματος εσωτερικής αναφοράς παραβιάσεων των κανόνων δικαίου της Ε.Ε., στην προστασία των προσώπων που αναφέρουν τις εν λόγω παραβιάσεις και στην οργάνωση της διαδικασίας υποβολής, παραλαβής και παρακολούθησης των αναφορών.

Η εταιρεία επιδεικνύει μηδενική ανοχή σε ενέργειες που μπορεί να διαταράξει το υγιές εργασιακό του περιβάλλον, να βλάψει και να εκθέσει σε κίνδυνο τη φήμη και την αξιοπιστία της. Ενθαρρύνει την υποβολή αναφορών, αμέσως μόλις γίνουν αντιληπτές. Όλες οι αναφορές λαμβάνονται σοβαρά υπόψη και διερευνώνται με πλήρη αντικειμενικότητα και ανεξαρτησία. Η Εταιρία βεβαιώνει ότι όσοι προβαίνουν σε αναφορές που προστατεύονται από τυχόν αντίγραφα και ότι τα προσωπικά δεδομένα των εμπλεκόμενων μερών προστατεύονται εφαρμόζοντας τα απαραίτητα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα ασφαλείας.

 

2         Ορισμοί

  1. «Αναφορά»:

η προφορική ή γραπτή ή μέσω ηλεκτρονικής πλατφόρμας παροχής πληροφοριών, σχετικά με τις παραβιάσεις του παρόντος.

α) «Εσωτερική αναφορά»: η προφορική ή γραπτή ή μέσω ηλεκτρονικής πλατφόρμας παροχής πληροφοριών σχετικά με τις παραδόσεις προς τον Υπεύθυνο Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.) μιας νομικής οντότητας του δημοσίου ή του ιδιωτικού τομέα.

β) «Εξωτερική αναφορά» : η προφορική ή γραπτή ή μέσω ηλεκτρονικής πλατφόρμας παροχής πληροφοριών σχετικά με παραβιάσεις στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας (Ε.Α.Δ.).

  1. «Αναφερόμενος»:

ή νομικό πρόσωπο, το οποίο κατονομάζεται στην εσωτερική ή εξωτερική αναφορά ή στη δημόσια αποκάλυψη ως πρόσωπο στο οποίο αποδίδεται η παραβίαση ή που σχετίζεται με το πρόσωπο στο οποίο αποδίδεται η παραβίαση που εμπίπτει στο πεδίο του παρόντος.

  1. «Αναφέρων»:

το φυσικό πρόσωπο, που προβαίνει σε εσωτερική ή εξωτερική αναφορά ή σε δημόσια αποκάλυψη, παρέχοντας πληροφορίες σχετικά με τις παραβιάσεις, τις οποίες απέκτησε στο πλαίσιο των εργασιακών δραστηριοτήτων του.

  1. «Αντίποινα»:

κοινή άμεση ή έμμεση πράξη ή παράλειψη, η οποία συμβαίνει εντός του εργασιακού πλαισίου, προκαλεί ή μπορεί να προκαλέσει αδικαιολόγητη ζημία στους αναφερόμενους, ή να τον θέσει σε μειονεκτική θέση, και συνδέεται με εσωτερική ή εξωτερική αναφορά ή δημόσια αποκάλυψη.

  1. Βασικοί λόγοι:

η δικαιολογημένη πεποίθηση προσώπου, με παρόμοιες γνώσεις, εκπαίδευση και εμπειρία με τον αναφέροντα, ότι οι πληροφορίες που διαθέτουν είναι αληθείς και συνιστούν παραβίαση του ενωσιακού δικαίου, που εμπίπτει στο πεδίο του παρόντος.

  1. Δημόσια αποκάλυψη:

η απευθείας ενημέρωση στο κοινό σχετικά με τις παραβιάσεις.

  1. Διαμεσολαβητής:

φυσικό πρόσωπο που βοηθά τον αναφέροντα στη διαδικασία αναφοράς εντός του εργασιακού πλαισίου, η συνδρομή του οποίου πρέπει να είναι εμπιστευτική.

  1. Ενέργειες παρακολούθησης:

τυπική πράξη διενεργεί ο αποδέκτης αναφοράς ή κανόνας ή φορέας, στους οποίους παραπέμπεται η αναφορά λόγω αρμοδιότητας, με σκοπό την αξιολόγηση της ακρίβειας των ισχυρών που περιλαμβάνονται στην αναφορά και την αντιμετώπιση της αναφερόμενης παραβίασης, όπως η εσωτερική διερεύνηση, έρευνα, δίωξη, αγωγή για ανάκτηση κονδυλίων ή περάτωση της διαδικασίας.

  1. Ενημέρωση:

η παροχή ενημέρωσης στους αναφέροντες για τα μέτρα που εξετάζονται ή να προβλέπονται στο πλαίσιο της παρακολούθησης και για τους λόγους αυτής.

  1. Εργασιακό πλαίσιο:

τρέχουσες, παλαιότερες ή προσδοκώμενες εργασιακές δραστηριότητες στον δημόσιο ή ιδιωτικό τομέα, ανεξαρτήτως της φύσης των εν λόγω δραστηριοτήτων, μέσω των οποίων τα πρόσωπα αποκτούν πληροφορίες σχετικά με τις παραβιάσεις και στο πλαίσιο των λόγω προσώπων. υπάρχουν πιθανότητες να υποστούν αντίποινα αν τις αναφέρουν.

  1. Παραβιάσεις:

πράξεις ή παραλείψεις που είναι παράνομες κατά το ενωσιακό δίκαιο ή αντιβαίνουν στο αντικείμενο ή στον σκοπό των κανόνων ενωσιακού δικαίου που εμπίπτουν στο καθ’ ύλη πεδίο του.

  1. Πληροφορίες σχετικά με τις παραβιάσεις:

πληροφορίες, συμπεριλαμβανομένων εύλογων υπονοιών, σχετικά με παραβιάσεις, οι οποίες έχουν διαπραχθεί ή είναι πολύ πιθανόν να διαγραφούν στον οργανισμό στον οποίο εργάζεται, έχει εργαστεί ή πρόκειται να εργαστεί ή βρίσκεται σε διαπραγματεύσεις για να εργαστεί ο ίδιος ο Οργανισμοί σε άλλους φορείς με τους οποίους οι αναφέροντες είχαν επαφή μέσω της εργασίας του ή επ’ ευκαιρία αυτής, καθώς και πληροφορίες σχετικά με τις απόπειρες απόκρυψης παραβιάσεων.

  1. Εξωτερικοί συνεργάτες:

Τρίτα μέρη που συνδέονται συμβατικά με την Εταιρία καθώς και το προσωπικό τους και συγκεκριμένα σύμβουλοι, υπεργολάβοι, ανάδοχοι, προμηθευτές, πάσης φύσεως συνεργάτες, μέτοχοι κτλ.

  1. Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών ή Υ.Π.Π.Α.:

Το άτομο που παραλαμβάνει και παρακολουθεί την εξέλιξη των αναφορών.

  1. Επιτροπή Διαχείρισης Αναφορών ( Ε.Δ.Α ):

Η επιτροπή που συγκροτείται κατά περίπτωση και αναλαμβάνει τη διαχείριση και διερεύνηση της αναφοράς..

  1. Εργαζόμενος:

Το πρόσωπο που συμβάλλεται με την εταιρεία με σύμβαση εργασίας ορισμένου ή αορίστου χρόνου ή το πρόσωπο που συνδέεται με την Εταιρία με άλλη σχέση εργασίας ή το πρόσωπο που αποτελεί εποχικό προσωπικό ή το πρόσωπο που απασχολείται ως ασκούμενος στην Εταιρία.

  1. Κανάλια αναφορών:

Οι δίαυλοι μέσω των υποθέσεων αυτών και περιλαμβάνουν τα μέσα που υποβάλλονται για την υποβολή αναφορών καθώς και τα άτομα που μπορούν να απευθυνθούν στους αναφέροντες.

  1. Κακόβουλη Αναφορά:

Η Αναφορά που γίνεται εν γνώσει του Αναφέροντος ότι δεν είναι αληθής.

  1. Καλή πίστη:

Η κατάσταση που δημιουργεί στον Αναφέροντα την εύλογη πεποίθηση ότι βασίμως πιστεύει πως οι πληροφορίες που παρέχουν είναι αληθείς.

  1. Πλατφόρμα:

Η ειδική σχεδιασμένη ηλεκτρονική πλατφόρμα που είναι διαθέσιμη διαδικτυακά μέσω υπολογιστή ή κινητής συσκευής.

 

3         Πεδίο εφαρμογής – Αναφέροντες

Αναφορές, με βάση την παρούσα Πολιτική, μπορούν να υποβληθούν όσοι έχουν αποκτήσει, στο πλαίσιο της εργασίας τους, σχετικά με τις Παραβιάσεις (οι «Αναφέροντες») και συγκεκριμένα:

α) οι εργαζόμενοι, ανεξάρτητα από το αν η απασχόλησή τους είναι πλήρης ή μερική, μόνιμη ή εποχιακή, ή αν είναι αποσπασμένοι από άλλον φορέα,

β) οι μη μισθωτοί, οι αυτοαπασχολούμενοι ή σύμβουλοι ή οι εργαζόμενοι κατ’ οίκον,

γ) οι μέτοχοι και τα πρόσωπα που ανήκουν στο διοικητικό, διαχειριστικό ή εποπτικό όργανο της Εταιρείας, περιλαμβάνονται τυχόν μη εκτελεστικών μελών καθώς και εθελοντών και αμειβόμενων ή μη αμειβόμενων ασκουμένων,

δ) τα οικονομικά πρόσωπα εργάζονται υπό την εποπτεία και τις οδηγίες αναδόχων, υπεργολάβων και προμηθευτών,

ε) πρόσωπα της σχέσης εργασίας λήξει, συμπεριλαμβανομένης της συναξίας, και σε υποψήφιους εργασίας.

 

4         Πεδίο εφαρμογής – Είδη Παραβιάσεων   

Οι αναφορές της παρούσας πολιτικής είναι αποδεκτές όταν αναφέρονται τα παρακάτω είδη παραπτωμάτων – παραβιάσεων. Οποιοσδήποτε άτομο που ανήκει στο «Πεδίο Εφαρμογών Αναφέροντες» έχει ληφθεί κάποιο παράπτωμα ή παραβίαση εντός της Εταιρίας για τα είδη παραβιάσεων, θα πρέπει παρακάτω να προβεί άμεσα σε Αναφορά.

  1. Δημόσιες συμβάσεις.
  2. Νομιμοποίηση εσόδων από παράνομες δραστηριότητες.
  3. Χρηματοδότηση της τρομοκρατίας.
  4. Χρηματοοικονομικές υπηρεσίες, προϊόντα και αγορές.
  5. Ασφάλεια και συμμόρφωση προϊόντων.
  6. Ασφάλεια μεταφορών.
  7. Προστασία του περιβάλλοντος.
  8. Ακτινοβολία και πυρηνική ασφάλεια.
  9. Ασφάλεια των τροφίμων και των ζωοτροφών / υγεία και καλή μεταχείριση των ζώων.
  10. Δημόσια υγεία.
  11. Προστασία των καταναλωτών.
  12. Προστασία της ιδιωτικής ζωής και των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.
  13. Ασφάλεια δικτύων και πληροφοριακών συστημάτων.
  14. Οικονομικά συμφέροντα της Ένωσης.
  15. Ανταγωνισμός και κρατικές ενισχύσεις.
  16. Παραβίαση κανόνων, φορολογίας των εταιρειών ή διακανονισμών.
  17. Δωροδοκία και εμπορία επιρροής
  18. Άλλα σοβαρά θέματα.

Η Πολιτική Αναφορών δεν καλύπτει:

  1. Διαφωνίες σε θέματα που αφορούν πολιτικές και αποφάσεις της διοίκησης.
  2. Προσωπικά θέματα και διαφωνίες με συναδέλφους ή προϊσταμένους.
  3. Προσωπικά εργασιακά θέματα τα οποία εμπίπτουν στην αρμοδιότητα της ΥΕ.
  4. Φήμες.

 

5         Κανάλια Αναφορών

Η Εταιρεία καθιερώνει εύκολα προσβάσιμους διαύλους αναφορών, υποστηρίζει την υποβολή αναφοράς των περιστατικών που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας Πολιτικής και εγγυάται ότι όλες οι αναφορές που αντιμετωπίζονται αντιμετωπίζονται με εχεμύθεια. Η αναφορά μπορεί να υποβληθεί σε επώνυμα ή ανώνυμα. Με την υποβολή αναφοράς, μπορεί να γνωστοποιηθεί στον αναφερόμενο, εφόσον ζητηθεί από αυτόν, τα προσωπικά στοιχεία του αναφέροντος, υπό τους όρους και τις προϋποθέσεις της ισχύουσας νομοθεσίας για τα προσωπικά δεδομένα. Εάν ο αναφέρων δεν επιθυμεί να υποβάλει την αναφορά επώνυμα, έχει την επιλογή να υποβάλει την αναφορά ανώνυμα.

Οι τρόποι υποβολής των αναφορών είναι οι εξής:

Α.  Μέσω της ηλεκτρονικής πλατφόρμας για την υποβολή των πληροφοριών που αφορούν τις λεπτομέρειες που αναφέρονται στην ασφάλεια :

  • Των πληροφοριακών συστημάτων.
  • Των προσωπικών δεδομένων.
  • Της εμπιστευτικότητας ή της ανωνυμίας του αναφέροντος εάν το επιλέξει .

Επίσης παρέχει την παρακολούθηση της κατάστασης της αναφοράς από την αρχή της αναφοράς έως και την ολοκλήρωση της. Η πρόσβαση στην ηλεκτρονική πλατφόρμα είναι διαθέσιμη στην ιστοσελίδα της χώρας και τους ενθαρρύνουμε τη χρήση καθώς αποτελεί το πιο ολοκληρωμένο και ασφαλές μέσο διαχείρισης αναφορών .

Β.  Εγγράφως, επώνυμα μέσω αποστολής μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη διεύθυνση: yppa@idika.gr

Γ.   Εγγράφως, επώνυμα ή ανώνυμα μέσω αποστολής ταχυδρομικής επιστολής προς τον Υ.Π.Π.Α. της Εταιρείας στη διεύθυνση: Λυκούργου 10, 10551, Αθήνα με την ένδειξη «προσωπικό και εμπιστευτικό».

Δ.  Προφορικά, μέσω τηλεφώνου στο 213 2168120 ή προσωπική συνάντηση με τον Υ.Π.Π.Α. κατόπιν αίτησης του αναφέροντος.

Ανεξάρτητα του καναλιού αναφοράς όλες οι αναφορές παραλαμβάνονται και διαγράφονται από το Υ.Π.Π.Α. που έχει και την αρμοδιότητα επικοινωνίας με τον αναφέροντα.

 

6         Κατευθύνσεις για την υποβολή Αναφορών

Ακολουθούν γενικές κατευθύνσεις και οδηγίες για την υποβολή αναφορών:

  1. Η Αναφορά του παραπτώματος θα πρέπει να γίνεται με καλή πίστη και χωρίς καθυστέρηση, αμέσως μόλις αυτό γίνει αντιληπτό.
  2. Η Αναφορά θα πρέπει να είναι σαφής, ορισμένη και να περιέχει όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες και λεπτομέρειες, προκειμένου να καταστεί ευκολότερη η διερεύνησή της.
  3. Η Αναφορά θα πρέπει να περιλαμβάνει το όνομα του ατόμου (ή των ατόμων) που πιθανόν να υποβληθεί σε κάποιο παράπτωμα, την ημερομηνία/χρονική και τον τόπο όπου έλαβε χώρα το περιστατικό, το είδος του παραπτώματος και όσο το πιο δυνατό αναλυτικό του.
  4. Προσωπικά δεδομένα ειδική κατηγορία και άλλες ευαίσθητες πληροφορίες που δεν σχετίζονται με το περιστατικό δεν πρέπει να περιλαμβάνονται στην Αναφορά.
  5. Ο Αναφέρων δεν χρειάζεται να είναι απολύτως σίγουρος για τη βασιμότητα της Αναφοράς του. Επίσης δεν πρέπει να προβαίνει σε παράνομες ενέργειες που μπορεί να θέσει σε κίνδυνο τον εαυτό του, την εταιρεία ή κάποιον τρίτο, να αναζητήσει και να συλλέξει περισσότερα στοιχεία για να στηρίξει την Αναφορά του.
  6. Ο Αναφέρων θα πρέπει να είναι διαθέσιμος, είτε εμπιστευτικά είτε ανώνυμα μέσω της ηλεκτρονικής πλατφόρμας αναφορών, να παράσχει περαιτέρω πληροφορίες εφόσον ζητηθεί.

 

7         Αρμοδιότητες του Υπεύθυνου Παραλαβής Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.)

Ο Υπεύθυνος Παραλαβής αναφορών έχει τις εξής αρμοδιότητες:

  1. Παρέχει τις κατάλληλες πληροφορίες σχετικά με την υποβολή αναφοράς εντός του φορέα και κοινοποιεί τις σχετικές πληροφορίες στο εμφανές σημείο του φορέα.
  2. Παραλαμβάνει αναφορές σχετικά με παραβιάσεις που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του παρόντος.
  3. Βεβαιώνει την παραλαβή της αναφοράς στους αναφερόμενους εντός προθεσμίας επτά (7) εργάσιμων ημερών από την ημέρα παραλαβής.
  4. Προβαίνει στις απαραίτητες ενέργειες, προκειμένου να επιβληθεί η αναφορά της Επιτροπής Διαχείρισης Αναφορών (Ε.Δ.Α.) , ή περατώνει τη διαδικασία, με την αρχειοθέτηση της αναφοράς, αν είναι ακατάλληλη ή υποβάλλεται καταχρηστικά ή δεν περιέχει περιστατικά που να στοιχειοθετούν την παραβίασή του. ενωτικά ή δεν συντρέχουν σοβαρές ενδείξεις για τέτοια παραβίαση και την κοινοποίηση της σχετικής απόφασης στους αναφέροντες ο οποίος, αν θεωρεί ότι το δίκαιο δεν αντιμετώπισε αποτελεσματικά, μπορεί να επαναληφθεί στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας Ε.Α.Δ. , η οποία, λειτουργεί ως εξωτερικός δίαυλος αναφοράς
  5. Διασφαλίζει την προστασία της εμπιστευτικότητας της ταυτότητας του αναφέροντος και κάθε τρίτου που κατονομάζεται στην αναφορά, εμποδίζοντας την πρόσβαση σε αυτή σε μη εξουσιοδοτημένα πρόσωπα.
  6. Παρακολουθεί τις αναφορές και διατηρεί επικοινωνία με τους αναφέροντες και, εάν χρειάζεται, ζητεί περαιτέρω πληροφορίες από αυτόν.
  7. Παρέχει ενημέρωση στους αναφέροντες για τις ενέργειες που αναλαμβάνονται μέσα σε εύλογο χρονικό διάστημα, το οποίο δεν υπερβαίνει τους τρεις (3) μήνες από τη βεβαίωση παραλαβής, ή αν δεν έχει αποσταλεί βεβαιότητα στους αναφέροντες, τους τρεις (3) μήνες από το πέρας των επτά (7) εργαζομένων ημερών. από την υποβολή της αναφοράς.
  8. Παρέχει σαφείς και εύκολα προσβάσιμες πληροφορίες για τις διαδικασίες για τις δύο αναφορές που μπορούν να υποβληθούν στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας Ε.Α.Δ. και, κατά περίπτωση, σε δημόσιους φορείς ή θεσμικά και λοιπά όργανα ή οργανισμούς της Ένωσης.
  9. Σχεδιάζει και συντονίζει επιμορφωτικές δράσεις σχετικά με τη δεοντολογία και την ακεραιότητα, συμμετέχει στη χάραξη εσωτερικών πολιτικών για την ενίσχυση της ακεραιότητας και της διαφάνειας στον φορέα.

Ο Υ.Π.Π.Α.:

  1. Ασκεί τα καθήκοντά του με ακεραιότητα, αντικειμενικότητα, αμεροληψία, διαφάνεια και κοινωνική υπευθυνότητα.
  2. Σέβεται και τηρεί τους κανόνες εχεμύθειας και εμπιστευτικότητας για θέματα για τα οποία έλαβε γνώση κατά την άσκηση των καθηκόντων του.
  3. Απέχει από τη διαχείριση συγκεκριμένων υποθέσεων, δηλώνοντας κώλυμα, εφόσον συντρέχει περίπτωση σύγκρουσης συμφερόντων.

Η Εταιρία διασφαλίζει ότι εάν ο Υ.Π.Π.Α. εκτελεί και άλλα καθήκοντα, ότι η άσκηση των καθηκόντων αυτών δεν επηρεάζει την ανεξαρτησία τους και δεν οδηγεί σε σύγκρουση συμφερόντων σε σχέση με τα καθήκοντά του.

 

8         Αρμοδιότητες της Επιτροπής Διαχείρισης Αναφορών Ε.Δ.Α

Η διαχείριση των αναφορών μπορεί να γίνει από τα μέλη της Ε.Δ.Α που ορίζονται, κατά περίπτωση, από το Διοικητικό Συμβούλιο της εταιρείας. Η Ε.Δ.Α. αποτελείται από τουλάχιστον τρία μέλη ένα από τα οποία είναι ο Υ.Π.Π.Α.

Στην Επιτροπή δεν μπορεί να συμμετέχει πρόσωπο που κατονομάζεται στην αναφορά, είτε ως υπαίτιος είτε ως συνεργός είτε ως μάρτυρας.

Η επιτροπή έχει τις εξής αρμοδιότητες:

  • Εξετάζει το παραδεκτό των αναφορών που έρχονται σε γνώση της από όλα τα θεσπισμένα κανάλια αναφορών της Εταιρίας.
  • Αξιολογεί τις αναφορές.
  • Επικοινωνήστε με το Υ.Π.Π.Α. για την ανταλλαγή των απαραίτητων πληροφοριών.
  • Λαμβάνει κάθε πρόσφορο μέσο για την προστασία των προσωπικών δεδομένων των υποκειμένων που εμπλέκονται στις αναφορές και μεριμνά για τη διαγραφή τους σύμφωνα με τις προβλεπόμενες προθεσμίες.
  • Εποπτεύει την Διαδικασία Εσωτερικής Διερεύνησης των αποδεκτών Αναφορών.
  • Τηρεί Κεντρικό Μητρώο Αναφορών.

Η Επιτροπή είναι αρμόδια να διεξάγει διεξοδικούς ελέγχους, προκειμένου να αξιολογήσει την ακρίβεια των ισχυρισμών. Για τη διερεύνηση μπορεί να προβαίνει σε συνεντεύξεις, να διενεργεί αυτοψίες ή να αναθέτει σε ειδικούς συμβούλους (π.χ. νομικούς, οικονομολόγους) τη διερεύνηση συγκεκριμένων πτυχών.

 

9         Διαδικασία Διαχείρισης Αναφορών

Η διαδικασία αναφορών περιγράφετε στα παρακάτω βήματα:

  1. Οι αναφορές υποβάλλουν την αναφορά σε ένα από τα κανάλια αναφοράς.
  2. Ο Υ.Π.Π.Α παραλαμβάνει την αναφορά και επιβεβαιώνει στους αναφέροντες για την παραλαβή της εντός 7 ημερών.
  3. Το Υ.Π.Π.Α αξιολογεί την αναφορά εάν εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής του Νόμου και την προωθεί στην Ε.Δ.Α.
  4. Εάν δεν εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής του Νόμου ενημερώνει την Ε.Δ.Α. και εφόσον δεν υπάρχει διαφορετική αξιολόγηση από την Ε.Δ.Α. περαιώνει τη διαδικασία και ενημερώνει τον αναφέροντα.
  5. Εάν εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής του Νόμου, προωθεί την αναφορά στην Ε.Δ.Α η οποία αναλαμβάνει τη διαχείριση της αναφοράς της αναφοράς εντός του οργανισμού.
  6. Ο Υ.Π.Π.Α ενημερώνει τον αναφέρει ότι η του έγινε αποδεκτή.
  7. Διενεργείται η διερεύνηση της αναφοράς.
  8. Η Ε.Δ.Α. ενημερώνει τον Υ.Π.Π.Α σε τακτά χρονικά διαστήματα για την πορεία των ερευνών ο οποίος οφείλει να ενημερώσει τον αργότερο 3 μήνες μετά την παραλαβή της αναφοράς, για τα αποτελέσματα της έρευνας ακόμη και εάν η έρευνα δεν έχει ολοκληρωθεί ακόμη.
  9. Με την ολοκλήρωση της διερεύνησης η Ε.Δ.Α. ενημερώνει τον Υ.Π.Π.Α και αυτός με τη σειρά του αναφέρει για τα τελικά αποτελέσματα της έρευνας.

 

10      Δικαιώματα Αναφέροντα και Αναφερόμενου

Ο Αναφέρων έχει δικαίωμα να ενημερωθεί τόσο για την παραλαβή της Αναφοράς του (το αργότερο εντός 7 εργασίμων ημερών) όσο και για το αποτέλεσμα της διερεύνησης (το αργότερο εντός 3 μηνών).

Η Εταιρία προστατεύει τόσο τα άτομα που υποβάλλουν Αναφορά όσο και τους αναφερόμενους. Η διερεύνηση συνέχισε, με πλήρη εχεμύθεια και τηρώντας το απόρρητο σε κάθε στάδιο της διαδικασίας, κατά το μέτρο του δυνατού, προκειμένου να αποφευχθεί ο στιγματισμός ατόμων.

Τα άτομα που αναφέρονται στις αναφορές έχουν το δικαίωμα να ενημερωθούν άμεσα για το παράπτωμα για το οποίο κατηγορούνται, για τα άτομα που έχουν πρόσβαση στα δεδομένα που περιλαμβάνονται στην Αναφορά ή στην έκθεση και για το δικαίωμα να κληθούν σε απολογία. Ωστόσο, εάν υπάρχει σοβαρός κίνδυνος ότι η παραπάνω ενημέρωση θα μπορούσε να παρακαμφθεί τη διερεύνηση της υπόθεσης και τη συλλογή των απαραίτητων αποδεικτικών στοιχείων, η ενημέρωση των ατόμων που περιλαμβάνονται στην Αναφορά μπορεί να αναβληθεί μέχρι αυτού του είδους. αυτός ο κίνδυνος.

Η ταυτότητα του Αναφέροντος παραμένει εμπιστευτική. Κατ’ εξαίρεση, αν η Αναφορά αποδειχθεί κακόβουλη, και εφόσον ο καταγγελλόμενος το αιτηθεί, μπορεί να ενημερωθεί για την ταυτότητα του Αναφέροντα, προκειμένου να ασκήσει τα νόμιμα δικαιώματά του. Διευκρινίζεται ότι αναφέρονται οι αναφορές που αποδεικνύονται ότι είναι καταφανώς κακόβουλοι που ερευνούν περαιτέρω κατά την κρίση της Εταιρίας τόσο ως προς τα κίνητρα όσο και ως προς τους εμπλεκομένους προκειμένου να αποκαθίσταται η τάξη με κάθε νόμιμο τρόπο και μέσο.

 

11      Προστασία Αναφερόντων

Η Εταιρία προστατεύει τον αναφέροντα που αναφέρει, με καλή πίστη, παράνομες ή ανήθικες συμπεριφορές. Στο πλαίσιο αυτό απαγορεύεται κάθε είδους αρνητική συμπεριφορά σε βάρος οποιουδήποτε έχει πραγματοποιήσει Αναφορά, ακόμα και εάν η Αναφορά του αποδειχθεί, εκ του αποτελέσματος, εσφαλμένη. Η Επιτροπή Διαχείρισης Αναφορών και η Διοίκηση διασφαλίζει τη μη ύπαρξη αντικειμένων στην περίπτωση που οποιοσδήποτε με καλή πίστη υποβάλει Αναφορά. Πιο συγκεκριμένα η Εταιρία δεσμεύεται ότι οι εργαζόμενοι που έχουν υποβάλει Αναφορά δεν θα υποστούν αντίποινα, παρενόχληση ή περιθωριοποίηση, εκφοβισμό ή απειλές και άδικη μεταχείριση ως αποτέλεσμα της Αναφοράς τους.

Επίσης, δεν επιβάλλονται αδικαιολόγητες αλλαγές στη σχέση ως αποτέλεσμα της Αναφοράς (π.χ. απόλυση, διάθεση, υποβιβασμός ή στέρηση προαγωγής, μείωση μισθού, αλλαγή τόπου εργασίας, μετακίνηση, διαφοροποίηση καθηκόντων, μεταβολή ωραρίου κ.λπ.). Σε περίπτωση κακόβουλης Αναφοράς η παραπάνω προστασία δεν υφίσταται.

Το ίδιο επίπεδο προστασίας ισχύει και για τρίτα πρόσωπα που συνδέονται με τους αναφέροντες και θα μπορούσαν να υποστούν αντίποινα σε εργασιακό πλαίσιο, όπως συνάδελφοι ή συγγενείς των αναφερόμενων.

Σε περίπτωση που ο Αναφέρων είναι εξωτερικός συνεργάτης, δεν επιτρέπεται η πρόωρη διακοπή ή ακύρωση σύμβασης για εμπορεύματα ή υπηρεσίες, ως αποτέλεσμα της Αναφοράς.

Οποιαδήποτε πράξη αντικειμένων θα πρέπει να αναφέρεται άμεσα στην Ε.Δ.Α., θα διερευνηθεί από αυτήν και θα επιλυθεί. Αν από την έρευνα προκύψει ότι πράγματι υπήρξαν αντίποινα, θα επιβληθούν πειθαρχικά μέτρα σε βάρος αυτού που τα διέπραξε. Αυτός ο οποίος κατηγορείται ότι διέπραξε τα αντίθετα έχει το βάρος της απόδειξης ότι οι ενέργειες του δεν σχετίζονται με την Αναφορά στην οποία προέβη ο εργαζόμενος.

Σε περίπτωση που ένας εργαζόμενος αποφασίζει να προβεί σε Αναφορά σχετικά με ένα περιστατικό που καλύπτεται από την παρούσα πολιτική και στο οποίο είχε προηγουμένως εμπλακεί, το γεγονός ότι τελικά το ανέφερε ότι λήφθηκε υπέρ του σε άλλη διαδικασία.

Σε περίπτωση που η Αναφορά γίνει επώνυμα και κατόπιν διερεύνησης αποδεικνύεται ότι χάρη σε αυτήν η Εταιρία προστάτευσε ζωτικά οικονομικά ή άλλα συμφέροντά της, αυτός που προέβη στην Αναφορά μπορεί να επιβραδυνθεί με τον προσφορότερο δυνατό τρόπο.

 

12      Διερεύνηση Αναφοράς

Η Εταιρία δεσμεύεται ότι θα αντιμετωπίσει τη δέουσα προσοχή κάθε Αναφορά είτε επώνυμη είτε ανώνυμη. Ο Υπεύθυνος Διερεύνησης και η Ομάδα Διερεύνησης, όπου απαιτείται, διεξάγει έρευνα για τα περιστατικά που αναφέρονται στην Αναφορά του συντομότερου δυνατού. Όπου κρίνεται απαραίτητο και ανάλογα με το αντικείμενο της Αναφοράς, μπορεί να ληφθεί επιπλέον επαγγελματική υποστήριξη από άλλα στελέχη της εταιρείας καθώς και από ειδικούς συμβούλους.

 

13      Εμπιστευτικότητα Ανωνυμία

Η Εταιρία υποστηρίζει τους εργαζόμενους και τους συνεργάτες τους να εκφράζουν τις ανησυχίες τους για πιθανά παραπτώματα μέσω των υπαρχόντων καναλιών Αναφοράς. Επίσης, δεσμεύεται ότι θα καταβάλει κάθε δυνατή προσπάθεια, και θα λάβει κάθε πρόσφορο μέτρο, ώστε να προστατεύσει την ταυτότητα τόσο του Αναφέρεται όσο και των ατόμων που αναφέρονται στις αναφορές και να χειριστεί την υπόθεση με πλήρη εμπιστευτικότητα και εχεμύθεια.

Σε κάθε περίπτωση, κατά τη διερεύνηση περιστατικού, η ταυτότητα του Αναφέροντος δεν αποκαλύπτεται σε κανέναν άλλον πέρα ​​από τα εξουσιοδοτημένα άτομα που είναι αρμόδια να λαμβάνουν, να παρακολουθούν και να διερευνούν τις αναφορές, δηλαδή πέραν των μελών της Επιτροπής Διαχείρισης. Αναφορών, του Υπεύθυνου Διερεύνησης, της Ομάδας Διερεύνησης συμπεριλαμβανομένων τυχόν ειδικών εξωτερικών συμβούλων, που έχουν κληθεί ειδικά για τη διερεύνηση του περιστατικού, εκτός εάν ο Αναφέρων έχει δώσει ρητή συναίνεση ή η Αναφορά αποδειχθεί κακόβουλη.

Η ανωνυμία επιτυγχάνεται με τη χρήση κατάλληλων τεχνικών και οργανωτικών μέτρων και κυρίως μέσω της πλατφόρμας αναφορών στην οποία παρέχεται η δυνατότητα είτε επώνυμης είτε ανώνυμης Αναφοράς. Η Πλατφόρμα, , υποστηρίζει την ανώνυμη αναφορά, την αμφίδρομη επικοινωνία και τις πλήρεις υψηλές προδιαγραφές ασφαλείας.

 

14      Προσωπικά Δεδομένα

Κάθε επεξεργασία προσωπικών δεδομένων σύμφωνα με την εθνική και ευρωπαϊκή νομοθεσία που ισχύει για τα προσωπικά δεδομένα καθώς και την πολιτική προστασία προσωπικών δεδομένων της Εταιρίας. Τα δεδομένα όλων των εμπλεκομένων προστατεύονται και υπόκεινται σε επεξεργασία αποκλειστικά και μόνο σε σχέση με την εκάστοτε Αναφορά και με μόνο σκοπό να εξακριβωθεί η βασιμότητα ή η μη της Αναφοράς και να διερευνηθεί το συγκεκριμένο περιστατικό.

Η Εταιρία λαμβάνει όλα τα απαραίτητα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για την προστασία των προσωπικών δεδομένων, σύμφωνα με την πολιτική προστασίας προσωπικών δεδομένων της Εταιρίας.

Ευαίσθητα προσωπικά και άλλα δεδομένα που δεν σχετίζονται άμεσα με την Αναφορά δεν λαμβάνονται υπόψη δεδομένα και διαγράφονται.

Πρόσβαση στα δεδομένα που περιλαμβάνονται στις αναφορές να έχουν μόνο όσο εμπλέκονται στη διαχείριση και διερεύνηση του περιστατικού, όπως για παράδειγμα τη διαχείριση των αναφορών, ο Υπεύθυνος Διερεύνησης και η Ομάδα Διερεύνησης, συμπεριλαμβανομένων ειδικών. εξωτερικών συμβούλων.

Τα προσωπικά δεδομένα και το υλικό που προέκυψε κατά τη διάρκεια της διαχείρισης της αναφοράς διαγράφονται σε ένα χρονικό διάστημα από την ολοκλήρωση της έρευνας που ξεκίνησε με βάση την Αναφορά.

 

15      Διορθωτικές ενέργειες και πειθαρχικές ενέργειες

Ανάλογα με τα αποτελέσματα της έρευνας, η Επιτροπή Διαχείρισης Αναφορών, προτείνει διορθωτικές ή πειθαρχικές/νομικές ενέργειες. Οι ενέργειες αυτές μπορούν να περιλαμβάνουν (ενδεικτικά και όχι περιοριστικά): (α) επιπλέον εργαζομένων, (β) εκπαίδευση νέων δικλίδων ελέγχου, (γ) τροποποιήσεις σε υπάρχουσες πολιτικές ή/και διαδικασίες, (δ) πειθαρχικές κυρώσεις συμπεριλαμβανομένης και της οριστικής απομάκρυνσης/απόλυσης ή (ε) και δικαστικές ενέργειες.

 

16      Ενημέρωση και εκπαίδευση

Η Εταιρία διασφαλίζει ότι όλοι οι εργαζόμενοι θα ενημερώνονται και εκπαιδεύονται σχετικά με το περιεχόμενο της παρούσας Πολιτικής και για κάθε νέα αναθεώρησή της.

Οι εξωτερικοί συνεργάτες δεσμεύονται να προβούν σε σχετική ενημέρωση του προσωπικού τους. Αυτή θα γίνει κυρίως με την ανάδειξη της παρούσας πολιτικής αναφορών και συμπληρωματικά με την παροχή υλικού που θα τους παράσχει η Εταιρία.

Οι δράσεις ενημέρωσης και ευαισθητοποίησης θα είναι συνεχείς τόσο εσωτερικά όσο και εξωτερικά, προκειμένου, να εδραιωθεί μια θετική εταιρική κουλτούρα για την υποβολή αναφορών, που θα υποστηρίξει τις αρχές της ακεραιότητας, της εντιμότητας και της διαφάνειας.

 

Υποβολή Αναφοράς